Pourquoi est-ce essentiel de séparer les flux Email ? En tant qu'ingénieur spécialisé dans la délivrabilité des emails, je réalise que de nombreuses entreprises ne perçoivent pas l'importance de séparer leurs flux Email pour les 3 catégories principales de messages délivrés par l’entreprise :
- Email interne à un collaborateur,
- Email transactionnel
- Email de prospection
Aujourd'hui, je souhaite éclairer ce sujet, car je vois trop souvent des clients qui rencontrent des problèmes de délivrabilité après avoir regroupé ces flux sur le même domaine.
Les Emails Collaborateur
Les emails Collaborateur sont les boîtes aux lettres correspondant à des personnes physiques ou à des structures précises de l'entreprise. Cela peut être un commercial, le service RH, le service comptable, etc. Ces emails sont généralement utilisés pour la communication interne et le travail quotidien. La délivrabilité de ces emails est cruciale pour la fluidité des opérations de l'entreprise. Imaginez un scénario où votre client n'a pas reçu la mise à jour de son rendez-vous ou le devis qu'il doit vous retourner signé dans les plus brefs délais. Cela pourrait entraîner des retards, des malentendus et, potentiellement, la perte d'une opportunité commerciale.
Les Emails Transactionnels ou notifications Email
Les emails transactionnels sont généralement des emails automatiques envoyés par les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et autres outils de gestion.
- Confirmation de réservation
- Suivi livraison
- Confirmation de livraison
Ils sont déclenchés par une action spécifique de l'utilisateur, comme un achat, une demande d'information ou une confirmation d'inscription. Ces emails sont importants car ils contiennent souvent des informations qui sont essentielles pour le client. Pour ces flux, il peut même être opportun de créer des sous-domaines distincts, car certains peuvent être cruciaux pour l'entreprise, tandis que d'autres peuvent être plus accessoires.
Les Emails de Prospection
- Newsletter
- Invitation à des événements
- Annonce commerciale, etc.
Les emails de prospection sont utilisés pour atteindre de nouveaux contacts ou pour commercialiser de nouveaux produits ou services à votre liste de contacts de clients et prospects existante. Ils sont généralement envoyés en grand volume et peuvent avoir des taux de plaintes pour spam plus élevés.
ATTENTION : si ces emails sont envoyés à partir du même domaine que vos emails collaborateur ou transactionnels, ils peuvent nuire à la réputation de votre domaine et affecter la délivrabilité de tous vos messages emails.
Pourquoi séparer les flux ?
Lorsque vous utilisez le même domaine pour différents types d'emails, vous risquez de mélanger les signaux que vous envoyez aux fournisseurs de services Internet (FSI) et aux plateformes de messagerie. Chaque type d'email a son propre taux d'ouverture, de clics, de plaintes pour spam, etc. Si vous mélangez ces flux, les FSI et les plateformes de messagerie pourraient avoir du mal à distinguer les différents types d'emails et à les traiter correctement.
Comment séparer les flux ?
La meilleure façon de séparer les flux est d'utiliser différents domaines ou sous-domaines pour chaque type de flux. Cela vous permet de gérer la réputation de chaque domaine séparément et d'isoler les problèmes de délivrabilité potentiels. Par exemple, vous pourriez avoir un domaine pour les emails collaborateurs (collab.votredomaine.com), un autre pour les emails transactionnels (transaction.votredomaine.com), et un autre pour les emails de prospection (prospection.votredomaine.com).
Pour les emails transactionnels, vous pouvez aller encore plus loin en créant des sous-domaines pour les différents types d'emails transactionnels. Par exemple, vous pourriez avoir un sous-domaine pour les confirmations de commande (commande.transaction.votredomaine.com) et un autre pour les notifications de service (service.transaction.votredomaine.com). Cela permet de garantir que les emails essentiels ne sont pas affectés par les problèmes qui pourraient survenir avec des emails moins importants.
Les avantages de la séparation des flux
Outre la protection de votre réputation et l'amélioration de la délivrabilité, la séparation des flux offre également d'autres avantages :
- Analyse précise : Avec des flux séparés, vous pouvez suivre et analyser la performance de chaque type d'email plus précisément. Cela vous permet de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d'ajuster votre stratégie en conséquence.
- Ciblage amélioré : Les différents types d'emails ont souvent des audiences différentes. En séparant vos flux, vous pouvez adapter votre message à chaque audience, ce qui peut conduire à de meilleurs taux d'engagement.
- Réduction du risque : En isolant les problèmes de délivrabilité, vous réduisez le risque qu'un problème avec un type d'email affecte vos autres communications.
En conclusion
La séparation des flux email est une pratique essentielle pour assurer une bonne délivrabilité. En mettant en œuvre cette stratégie, vous protégez la réputation de votre domaine, vous vous assurez que vos communications importantes atteignent leurs destinataires, et vous améliorez l'efficacité globale de votre communication par email.
Comme toujours, si vous avez besoin d'aide pour améliorer la délivrabilité de vos emails, n'hésitez pas à nous contacter. J'espère que cet article vous a été utile et vous a fourni des informations précieuses sur la gestion de la délivrabilité des emails.
Merci d'avoir pris le temps de lire cet article. N'hésitez pas à le partager avec ceux qui pourraient en bénéficier. Restez à l'écoute pour plus de conseils et de meilleures pratiques sur la délivrabilité des emails !